パンダは地球を救う

「世界で食える表現者」を当たり前にする芸術起業家

イベント企画ってどうやるの?立案、場所探し、集客の仕方(便利ツールも紹介します!)

【SPONSORED LINK】

今回はいよいよ!イベントの作り方!

 

前回イベントについて書きだしたら、

背景や特技の探し方(したいイベントの見つけ方)について書くのが止まらなかった!

Tom a raley night!(とめられない)

 怒らないでドンヲリビーハッピー

 

今回は正真正銘!イベントのつくる時にODAがしていることを書くよー!

(前回のブログはコチラ)

www.artistoda.com

イベント企画の手順

まず、イベントを作る際の手順を書くね!

大まかにいうと、

1.やりたいイベントを決める(前回のブログ参照)

2.イベントの日時を決める

3.詳細のタイムスケジュールを組む

4.場所を決める

5.告知文を書く、告知する

6.来る人の人数管理をする

7.当日までに必要な物をそろえる

8.イベント当日

と言う感じの流れ!それでは一つ一つ言っていくね!れっつごー!

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やりたいイベントを決める

ただの集まりでもいいし、飲み会でも、アクティビティでもいい。なんでもいい!

 

ODAの思考回路的には

 

絵を広めたい 思いついた面白いことしたい

 

の2つの思考で、「面白そう」「できそう」が自分内リミットを超えたら、

多少できなさそうでもやってみる形でイベント作っているよ!

 

ODAの場合ほとんどは友人と飲み会やラインしている中で、アイディアが出てきて

「それ面白そう!」ってなって、実行することが多いかな!

100人飲み会とかいい例!

 

だからそういった、面白い人との飲み会が脳嵐(ブレインストーム)になってるかも!

イベントしたいむずむずしている人、ODAと飲みに行きましょう!

 

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ちなみに、今招待制でやっているひっそりイベント(といいつつ20名)「大人の学校」

(一般人先生が特技や趣味を話して、それに対して生徒が100-1000円で評価をつける)

 

このイベントも、共同主催の天才鍼灸師の子とラインで話して

3時間ぐらいで企画→イベントページ立上げして、その日中に場所の確保したんだ!笑

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イベントの日時を決める

 さっきのざっくりな感じを明確化するために、

まずイベントの時間を決めちゃうのが良いね!

 

初めてのイベントの場合は、集客が不安だろうから、

 来てくれそうな人に、来れそうな日を聞いてからタイムスケジュールを組むもあり!

 

むしろ、不安だったらODAに直接相談して!笑

お問い合わせフォーム

 

イベントの詳細のタイムスケジュールを組む

 時間を決めたら、準備~終わりのタイムスケジュールを作っちゃう!

 

ちなみに、ワークショップ形式であれば、

これをプリントアウトしておいて、当日参加者に配ることで、

参加者さんに今日やることが簡単に伝えられるよ!^^

 

そこにそのイベントの目的とかも書くと、

よりスムーズに進んだり、イベントで言いたいことの言い忘れ防止にもなるね!

 

こんな感じ!

(内容がODA流のメモ) 

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これはスプレッドシートと言うオンライン上のエクセルで作ってます!

 

スプレッドシートがなぜいいかは ↓ の記事参照!

特に共同主催者がいる場合、1つのシートを一緒に見て、一緒に更新できて、

書いたらセーブしなくても勝手に更新されている!

 

この上ないよ!

 

 (スプレッドシートについてはコチラ)

www.artistoda.com

 イベントをする場所を決める

あとは場所取りですね!今の時代、場所が豊富な分、逆に選びにくいですよね!

ただ、ODAがよく使うのがここ!

 

いろんなスペースが記載されていて、割とおシャーリーテンプルなのが多いよ! 

spacemarket.com

  

他にも、関西だと、ODAよく使う会議室はここ!

Blue+(ブルータス) コワーキングスペース&貸し会議室 | 大阪梅田の貸し会議室とコワーキングスペースリアルSNSクリエイティブラボ

 

スペースとしては、下は人工芝だし、

コワーキングスペースとして、いろんな起業家さんがいるし、

交流会も定期的に開催しているよ!交流会はどなたで参加可能なので、

是非一度参加してみて!

 

あと今度は京都の、ここで「大人の学校」をするよ!

viplounge.jp

 

あとは100人飲み会はここでしたよ!

シャルール堂島 | 大阪堂島の婚活パーティー会場

ここはスペース大きいしご飯美味しいし、値段も良いし、

何より、会場の方がイベンターだからすごくサクサク進めてくれる!!!超オススメ!

 

もし他にいいスペースあればまた教えて!^^シェアしあいましょう!

 

やることとしては、

基本的には事前に空きを確認して、人数がおおよそわかったら予約、の流れだね!

その際に

・飲み物とか持ち込み

・プロジェクター使用

・ゴミの処理

について聞いておくことが多いかな! 

イベントの告知文を書く、告知をいろんなところでする

Facebookはやっぱり拡散しやすくてとっかかりやすいよね!

まずはFacebookの「イベント」から、

場所、日時、参加費、コンセプト、内容を記載して、

あとは他のイベントに構成とかを真似したり、ストーリーを入れたりしながら書くのがいいかな!

 

あと、Facebook以外で告知を出す場所として、下の場所もあるよ!

たまに、初めましての人がここから来てくれることもあるよ!

 

海外では食事や他のお店のレビューサイトとして最も主流!Yelp!

www.yelp.co.jp

 

こんなとこもあるよ!流れは、Facebookと同じような告知文作るだけ!

kokucheese.com

 

イベント探しも、イベント掲載も

eventon.jp

 

本当は「一緒に旅をする人を探す」サイトだけど、イベントも掲載可能!

trippiece.com

 

広告を出す

もっと大々的に多くの人に届けたい!という場合は、

インタグラム広告、Facebook広告

 もあり!ただ、これに関してはヒョヒョイとは書けないので、また別の記事で書くね!

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一人一人、手売り!!!

まずは、Facebookで、きて欲しい人を招待する流れが主流だけど、

これだと、結局多くの通知に紛れてしまうんだ!

 

だから結局は、来て欲しい人や来てくれそうな人に、

一人一人メッセージや口頭でお誘いするのが、一番想いが伝わるし効果的!

 

実は、インターネットの時代だからこそ、

SEO対策で使いやすいキーワードは競合が多すぎるし、

Facebookはそもそも検索エンジンでは上位表示されない。

 

最近はFacebook自体も、友達全員のフィードは出てこないようになっているんだ!

 

そういうこともあり、実は、一人一人に直接話したり、メッセージを送ることが、

一番気持ちも入るし、一番良い集客方法だと思う!^^

共犯者を作る(みんなで作る)

 あと、最近は、座学的に聞くより、参加型や、

参加者と一緒に作るなど、参加者と一緒に作るイベントが好評な気がする!

 

あとは、主催を誰かとすることで、

一度動き出したらイベントを開催せざるえなくなり、企画倒れしないというのも

割とイベントする上では良いコツかも!^^

 

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ダメ元で色んなところに連絡をする

イベントをするときに、規模が大きくなったら、

それに協賛してくれる人が出てきたりもするよ!

 

あとは飲み物、食べ物、資金を提供してくれる可能性があるパトロンさんら

道具を提供してくれる会社さんが現れるかもしれない!

 

だからサクラクレパス、ビール会社、会場の方とかにダメ元でお願いをしてみるというのも、イベントがより良いものになる方法としてあるね!

 

人数を管理する、当日まで必要なものをそろえる

これもスプレッドシートで管理だね!

人数の会費と、イベント会場代などで損益計算書も作っておくのもおすすめ!

事前にチェックリストかしていくといいよ!^^

 

イベント当日 

できれば事前に現地に行けたら、当日のイメージがだいぶできるようになるよ!

当日のシミュレーションを五感でするのもおすすめ!

 

例えば、会場の見た目、音楽の用意で雰囲気作り、おやつや飲み物を用意、などかな!

あとはゴミ袋とかスピーカー、紙コップ、ナプキンなどが忘れがちかな!

 

最後に「アンケート」をとると、今後のイベントに向けての反省も出るよ!^^

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イベント中:声かけづらい人への配慮

あと、当日、あまりイベント慣れしてない人にも楽しんでもらえるように、

イベント主催者としてそういった人も出来上がった和に入れるような

仕掛けとかするのも大事かもね!

 

あとは、なんかおもろかったでは終わらせず、

本当のつながりを生むために、ラインやFacebookページのQRコードを用意したり、

連絡先を交換しやすい仕組み作り(事前にグループ作っちゃうなど)や、

 

お互いの自己紹介が弾むように、

事前にガムテープや養生テープに名前とか趣味とか出身地を書いてもらったり、

そういったくくりで分けたテーブル分けにするとかの工夫も面白いね!

 

QRコードはここで簡単に作れるよ!

qr.quel.jp 

イベント相談も承ります!

という感じでざっくりイベントの流れを書いたけど、

それぞれの項目で意識していることなども今後も発信していくので、

イベントに興味ある人は是非!!

 

そしてみんなのイベントの経験やノウハウも、是非シェアしてオクレーイ!

過去のイベント実績 

www.artistoda.com

 

 

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