パンダは地球を救う

誰もがやりたいことと芸術を仕事できる世界へ

イベント企画ってどうやるの?集客、おすすめ会場、手順、便利ツールも紹介します!

【SPONSORED LINK】

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これまで100回以上イベントを開催していて、半年で合計1000人ほど集客しているイベント企画マンの織田@artist_oda)だよ!

 

前回の記事では

  • イベント企画できる時代だということ
  • したいイベントや特技の探し方

について書いたけど、今回はイベント企画初心者から上級者両方に対して

  • イベントを企画実行していく手順
  • イベントに使える場所
  • オススメのサービス
  • 集客のコツ

などについて書くよ〜!永久保存版!

 

[前回の記事]イベント企画のネタ探しの方法


イベント企画の手順

まず、イベントを作る際の手順!

 

0.イベントのコンセプトと目的を立てる

1.やりたいイベント内容を決める(前回のブログ参照)

2.イベントの日時を決める

3.詳細のタイムスケジュールを組む

4.場所を決める

5.告知文を書く、告知する

6.来る人の人数管理をする

7.当日までに必要な物をそろえる

8.イベント当日と次回に向けて

と言う感じの流れ!

 

  • オススメサービス
  • 集客のコツ

なども記載しているよ!れっつごー!

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イベント企画手順⓪のコンセプトと目的を立てる

イベント企画の第一歩!なんでイベントをするのか?誰のためにするのか?をまず考えよう!^^

  • イベントで人と人をつなげたいのか
  • イベントで誰かに知識を提供したいのか
  • イベントで何かを実現する機会を与えたいのか

 

イベント企画初心者は参加者に気づきを与えるというのも良いけど、イベント企画をする機会が増えると、参加者がイベントを参加することで人生が変わるような

  • 出会い
  • 行動
  • 概念

などを提供できるような、より大きな変化を与えられるように企画を進められるように意識しよう!

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イベント企画手順①内容を決める

  • ゆるく飲む飲み会や交流会
  • 手を動かすワークショップ
  • 発表会
  • 誰かを読んで/自分の講演
  • アイデアを出して実現をさせるためにグループワークをするアイデアソン
  • 何かをその場で作り上げるハッカソン

など、イベント企画の種類はたくさんあるよ!

 

まずは自分が何をしたいかのコンセプトに合わせて、

どんなイベント企画内容にするかを考えすぎない程度に企画を進めていこう!

 

  • ふと思いついたこと
  • 友達との会話

などで出てきたアイデアで少しでもやってみたいと思えたら

  1. 日程決めて
  2. 場所決めて

イベントをやらざるを得ない環境に持っていこう!

 

[どなたでも利用可能!]イベント企画の際に役立つ、告知文フォーマット

イベント企画の際、告知文を作りながら決めていくと整理されるよ!^^

 

このブログではイベント企画に使える告知文のフォーマットを無料公開添付しています。

下記手順でみなさんご自由にご使用ください!^^

 

  1. ファイルを開く
  2. [ファイル]→[コピーを作成]もしくは[形式を指定してダウンロード]
  3. コピー/ダウンロードしたファイルの中に書き込む

(青文字部分は参考までに織田のイベントの文章を記載しています。) 

 

ここに内容を埋めるだけ!告知文のフォーマットはこちら

[イベント告知文 (コピーして使用してね) - Google ドキュメント]

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ちなみに織田の場合過去にイベント企画・実施した

などのイベントも、

当初集客力や経験はなかったけど熱が熱いうちに

  1. 3時間でおおまかな内容企画
  2. イベントページ立上げ
  3. その日中に場所の確保

をしたおかげで実現したよ!

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イベント企画手順②日時を決める

イベント内容が決まったら

気持ちが熱いうちに、

イベントの時間を決めちゃおう!

 

初めてのイベントの場合は、

集客が不安だろうから、

  1.  来てくれそうな人をリストアップ
  2. 来れそうな日を直接聞く
  3. それを元にタイムスケジュールを組む

という形で慎重に日程を選ぶのもあり!

 

来てくれそうな人に個別メッセしてる段階で合わせて相手に

  • どんな内容だと面白かなりそう?
  • どんなの興味ある?

など聞くことでイベント企画の案とかももらえたり、その人に来てもらいやすくなるよ!

 

イベント企画準備③ターゲットを明確にしよう!

  • どんなお客さんにきて欲しいか?
  • その人たちはどう動くだろう?

をしっかり考えておこう! 

 

ターゲットの

  • 年齢層
  • 興味
  • 職業
  • 性別

どを絞れば絞るのはマーケティングの基本!

 

これをすると告知文を書く時に、お客さん側も「あ、これは自分のためのイベントだ!」ってわかりやすいし、その人に刺さる文章やタイトルを思いつきやすいよ!^^ 

 

イベントの告知タイミング:1ヶ月は集客に時間を使おう

集客時期は、織田の目安としては30人規模イベントならば集客・告知の期間を1ヶ月はもうけてるよ!

 

日が近くなると参加者の予定も埋まってくるので、大人数イベントや来て欲しいイベントほど2〜3ヶ月以上時間を設けて、何回も告知をしよう!^^

 

[集客]イベントでも使える、人に情報や告知を届けるためのAIDASという考え方

 

イベント企画手順④詳細のタイムスケジュールを組む

日時を決めたらイベント当日の

準備~終わりのタイムスケジュール

を作っちゃおう!

 

その時に

  • 飲み物とか持ち込み可否
  • プロジェクター使用
  • を出して良いか
  • 定員人数
  • テーブルの形式
  • 入り時間と退出時間
  • ゴミの処理

などの詳細項目とその運営のために必要な人数なども把握しよう!

 

1人でやるならそれ用の事前準備、

1人では無理なら手伝ってくれそうな人にも声をかけよう!

 

これに入れれば大丈夫!イベント企画用の管理シート!

イベント企画に使える管理シートを無料公開添付してるよ!

なんと!

  • 収支計算表
  • 当日のスケジュール作成表
  • 当日に向けての準備表

も付いてます!^^告知文と同じように、下記手順で自由に活用してください!^^ 

 

イベント企画シート使用方法

  1. ファイルを開く
  2. [ファイル]→[コピーを作成]もしくは[形式を指定してダウンロード]
  3. コピー/ダウンロードしたファイルの中に書き込む

(青文字部分は参考までに織田のイベント企画内容を記載しています。) 

 

ここに内容を埋めるだけ!イベント企画シートはこちら

[イベント企画シート - Google スプレッドシート]

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イベント当日の流れ資料を準備しよう(織田の資料付)

ちなみに、イベント当日にタイムスケジュールや1日の流れを参加者に

  • 紙で配る
  • プレゼン資料に盛り込む

をすることで参加者さんに

  • 今日今日の流れが簡単に伝えられる
  • イベント中で言い忘れ防止

にもなる!

 

[参考]織田がSNS講座をした際のスライドが載ってるよ!スタートアップカフェでのSNS活用術セミナーまとめ - パンダは地球を救う

 

スケジュール作成は無料のスプレッドシートがおすすめ

ちなみにスケジュール作成の際は

スプレッドシートと言うオンライン上の無料版のエクセルだと

共同運営者ともいちいち添付ファイル送らなくても、

  • 書いたことがネット上で自動更新される
  • しかも無料

でおすすめ!

 

 イベント企画手順⑤場所を決める 

  • 場所
  • 料金
  • 設備
  • 写真

などのさまざまな条件で

イベントで使える場所を探せそう!

 

その際、簡単に場所を探せるスペースマーケットがおすすめ!

 

(参加)イベント企画者にオススメ!

ここでプチ休憩!

過去に織田が使った関西の格安のおすすめ会場を紹介するよ!

織田も運営に携わっている場所代無料!1オーダー制のアリスカフェ

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参加者がケーキを頼めばイベントの会場代無料!

詳細はこちらの記事でアリスカフェ利用の予約もできるよ!^^

 

場所代無料!飲み放題注文で利用可能なKUROMON

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飲み放題を参加者が注文することで場所代無料になる日本橋のKUROMONもオススメ!大きい音も出せるよ!

 

梅田のBlue+

  • 床は人工芝
  • コワーキングスペースとしていろんな起業家さんがいる

ここが主催の交流会はどなたで参加可能なので、是非一度参加してみて!

Blue+(ブルータス) コワーキングスペース&貸し会議室

 

京都のVIPラウンジ

京都の格安でおしゃれな広い会場!「大人の学校」イベントもここでしたよ!

VIPラウンジ|パウダールーム完備のリラクゼーションスペース/レンタルスペース/ネイルサロン

 

100人飲み会を開催したシャルール堂島

  • スペース大きい
  • ご飯美味しい
  • 値段も良い
  • 会場の方がイベンター
  • 国際交流や男女交流イベントも盛ん

大阪で大人数でご飯付きにするならここすごくオススメ!

シャルール堂島 | 大阪堂島の婚活パーティー会場 

 

 イベント会場を抑える際の手順

人数がおおよそわかったら

  1. 必要な項目の確認
  2. 会場に電話かネットで問い合わせ
  3. 空きを確認して予約

の流れだね!

 

その際に

  • 飲み物とか持ち込み可否
  • プロジェクター使用
  • 音を出して良いか
  • 定員人数
  • テーブルの形式
  • 入り時間と退出時間
  • ゴミの処理

など、スケジュールで書いたことが当てはまるかを聞こう!

 

イベント企画手順⑥告知文を書く(項目付)

場所と中身が決まったら告知文を書こう!

 

告知項目

  1. タイトル
  2. (サブタイトル)
  3. 内容の概要
  4. 内容の詳細
  5. (こんな人に来て欲しい)
  6. タイムスケジュール
  7. 日時
  8. 会場、住所
  9. 定員
  10. 参加費用
  11. (軽食などの有無)
  12. (持ち物)
  13. 登壇者プロフィール
  14. 注意事項

 

それと合わせて、

  • イベントのトップ画像
  • プロフィール画像
  • 余裕があれば動画など

も用意しておこう!

 

特にタイトルとトップ画像はめっちゃ重要!

 

トップ画像は内容が一目でわかるように、

タイトルはお客さんお気持ちを引く言葉を入れたキャッチーなものにしよう!

 

ここら辺はキャッチコピー力と、回数を重ねてうまくなるしかない!

 

イベントの画像を加工するためのおすすめ無料サービス

ちなみに、下の記事で、無料で使用できて、誰でもいいデザインができるためのおすすめ無料サービスやフリー素材を紹介しているよ!^^

www.artistoda.com

 

 

織田が実際にイベント企画の際に使用した告知文とフォーマット

上にも記載していたものと同じものだけど、このブログではイベント企画に使える告知文のフォーマットを添付しています!

下記手順でみなさんご自由にご使用ください!^^

  1. ファイルを開く
  2. [ファイル]→[コピーを作成]もしくは[形式を指定してダウンロード]
  3. コピー/ダウンロードしたファイルの中に書き込む

(青文字部分は参考までに織田のイベントの文章を記載しています。) 

 

イベント企画用の告知文のフォーマットはこちら

[イベント告知文 (コピーして使用してね) - Google ドキュメント]

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織田が実際に企画したイベントページも見てね!

[イベント]表現者として生きる!を考えるトークセッション

 

あとイベントのトップ画をサクッと作るならこLINEカメラおすすめ!

[関連]トップ画像をサクッと作りたいならLINEカメラが無料でオススメ

 

イベントの企画の告知に使えるサービス 

 王道からマニアックなものまで紹介するね! 

 

人がたまる!決済もできる!王道はPeatix

  • 人数管理
  • イベントのお金のネット上での事前に決済

までできちゃうイベント専用SNS!

 

回数を重ねるごとに、Peatixイベント参加者がイベント企画者のPeatixフォロワーになるから、次回以降のイベントの告知も届けやすくなるよ!^^

 

事前決済ができる!一番気軽に始められるBASE もオススメ

イベント当日、受付時に人が一人必要になる集金が意外と大変!

 

そのため、事前に決済するために30秒で自分のオンラインショップが作れるBASE もオススメ!

 

Facebookや他SNS

Facebook上では他のサイトのリンクは表示されにくくなるから、Facebookで友達が多い人はFacebookでもイベントページを作って、「チケット」の項目をPeatixに繋げるのも良いかもね!

 

こんなとこもあるよ!流れは、Facebookと同じような告知文作るだけ!

正直そんなにたくさん人は来ないけど、あわよくば新規で人が来てくれるかも?

こくちーず(告知's) - イベント・セミナー集客を支援する無料サービス  

イベント探しも、イベント掲載も!密かに使われてるイベントン!

イベントン - 主催者にやさしいイベント告知・運営支援ツール

 

本当は「一緒に旅をする人を探す」サイトだけど、イベントも掲載可能!トリッピース!

どこにもない旅を、みんなでつくる。 - トリッピース

 

イベント集客のコツ

イベント集客は基本的には回数を重ねるごとに楽になる!

そしてそのためにはこの記事にも書いているような「溜める仕組み」アンケートをとることが大事!

[関連]ブログで集客したファンを留める自動化の仕組み

 

回を重ねるごとに集客を楽にするためには

  1. LINE@、SNS、メッセンジャーなどで、イベントに来た人や興味を持ってくれた人がフォローできる場所を作っておく(人がたまる)
  2. アンケートの回答もとに、を次回以降お客さんが興味あるイベントを立てられる
  3. アンケートを元にイベントの質を上げられる

 

 

織田も3年前は15名集めるのに必死にいろんな人にメッセンジャーなどで声がけをしていたけど、

 

今では20名集めるのにグループメッセンジャーやSNSに1通投稿するだけだよ!^^

 

イベント告知知識:認知は3回、興味は7回

これはプチ情報だけど、情報が溢れる時代でマーケティング的(SNSなど)に、

  • 人々に認知されるまで3回投稿
  • 興味持ってもらえるまでには7回投稿

と言われていて、時間やSNSの性質なども考えて工夫しながら、回数もたくさん発信、告知していこう!^^

 

イベント集客で本当に困ったら:広告を出す

  • もっと大々的に多くの人に届けたい!
  • 集客がやばい!

という場合は、

インタグラム広告、Facebook広告 もあり!

 

ただ、これに関してはしっかりお客さんをイメージしないとほとんど効果がないから、また別の記事で書くね!

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イベント集客で最強なのは一人一人、手売り!!!

Facebookで、きて欲しい人を招待する流れが主流だけど、

これだと、結局多くの通知に紛れてしまうんだ!

 

だから結局は、来て欲しい人や来てくれそうな人に、

一人一人メッセージや口頭でお誘いするのが、一番想いが伝わるし効果的!

  

Facebookはそもそも自体も、友達全員のフィードは出てこないようになっているんだ!

 

そういうこともあり、一人一人に直接話したり、メッセージを送ることが、

一番気持ちも入るし、一番良い集客方法だと思う!^^

 

イベント集客のコツ:企画段階からみんなを巻き込む

参加型参加者と一緒に作るイベントが好評

 

むしろ企画段階から、イベントの相談をしたりすることでその人はよりイベントにきたくなりやすい! 

 

主催を誰かと一緒にすることで、一度動き出したらイベントを開催せざるえなくなり、企画倒れしないというのもイベントする上では良いコツ!^^

 

どんどん巻きこもう!

 

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イベント企画手順⑦スポンサーを得る:ダメ元で色んなところに連絡をする

イベントをするときに、規模が大きくなったら、

それに協賛してくれる人が出てきたりもするよ!

 

あとは飲み物、食べ物、資金を提供してくれる可能性があるパトロンさんなど、道具を提供してくれる会社さんが現れることも

 

その際、スポンサー候補にとって

どんなメリットがあればその金額を出すか?

を相手目線で考えよう!

  • そのイベントに来る人に提供したいサービスやものがある
  • そのイベントの集客力にお金を出す価値があると感じる
  • 告知したいサービスやものがある
  • 新商品があるスポンサー
  • コンセプトに共感してくれそうなスポンサー

などをリストアップして相手目線になった上で

ダメ元でもいいので電話やメール、訪問をしてみよう!

 

織田も過去に大手企業さんや、

ドリンク会社さんなど

何回もスポンサーフィーをいただきながらイベントをしたよ!^^

 

その際は

  • スポンサートークタイム
  • 報告書
  • サービス利用の時間
  • チラシを配る
  • 「◯◯人集めます!」と言う約束

などを設けたよ!

これについての詳細はまた別のタイミングで!

 

イベント企画手順⑧人数と金額管理、当日準備物そろえる

これもスプレッドシートで管理だね!

 

人数の会費と、イベント会場代などで

  • 何人来たら利益が出るか?
  • 次回イベントする時に回せるものは?
  • 人件費として考えたらいくら利益をもらうべき?
  • 必要なものと個数、値段はいくら?

などを算出しておくのもおすすめ!

 

利益に関する考え方として、

イベント企画はしっかりした仕事だから

参加者が参加費を払うだけの満足やワクワクを提供したなら、

 

イベント企画者はしっかり利益を得よう!

 

イベント企画から当日に向けて 

イベントを企画した後に

できれば事前に現地に行こう!

 

当日のイメージが湧くようになるよ!

 

スケジュールと合わせて、当日のシミュレーションをしよう

 

例えば、

  • イベントの導入や盛り上げ
  • 会場の見た目
  • 音楽、スピーカーの用意とタイミング
  • 当日のお客さんの流れ
  • おやつや飲み物の場所
  • 受付と集金の流れ
  • ゴミ袋などの設置場所
  • 紙コップ、ナプキンなどの備品の用意
  • アンケート回答してもらう流れ
  • イベント全体の締めとお客さんが最終どうなっていてほしいか

などなど、

一度開催したら次回からはチェックリストにしよう!

 

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イベント企画手順⑨リマインドメール

イベント参加者のドタキャンを防ぐために、前日にはリマインドメールを送ろう!

 お客さんに対しての

  • 持ち物
  • 注意事項
  • 当日のお願い

なども合わせて書こう!

 

イベント当日:参加者への人への配慮

あとはスケジュール通りに当日実行するだけ!

 

ただ当日、あまりイベント慣れしてない参加者にも楽しんでもらえるように、

イベント主催者としてそういった人も

  • 輪に入れるような仕掛け
  • みんながワークができる時間なども用意
  • そもそもターゲットを絞る

とかするのも大事!

  1. 自己紹介の時間を設けたり、
  2. 知らない人同士で話す時間
  3. ルールを決めたり

しよう!^^

 

イベントの最初には必ずアイスブレークを入れよう

初めての人同士の緊張した空気を脱するために、主催者はその場を和ませたり、参加者同士を仲良くさせることが大事!

 

その時のテクニックとして、

  • ハイタッチなどのスキンシップ
  • 目を合わせる
  • 参加者同士が一緒に笑う

などをさせる仕掛けを入れる人は気を許しやすくなる!

そういったアイスブレークを入れるのは大事だよ!^^

 

イベントを通して人と人のつながりを作りたい場合 

イベント参加者同士のつながりを作りたいならば

  • 事前にラインやFacebookページのQRコードを用意
  • 連絡先を交換しやすい仕組みや時間を設ける
  • イベント後に交流の時間を設ける
  • 席替えを設ける

なども有効!

 

お互いの自己紹介が弾むように、

事前にガムテープや養生テープに名前とか趣味とか出身地を書いてもらったり、

そういったくくりで分けたテーブル分けにするとかの工夫も面白いね!

 

ちなみにQRコードはここで簡単に作れるよ!

QRコード作成 【無料】:QRのススメ

 

イベント企画手順⑩次回に繋げよう

1回きりのイベントならアンケートだけでも良いけど

次回以降にもイベントなどを開催するならば

  • 次回の日程の告知
  • 他、自分がやってるサービスの告知
  • スポンサーの告知
  • SNSのフォローをお願いする

など、最後に告知の時間も作ろう!

 

これをすることで、回を重ねるごとにイベントの集客が楽になるよ!

 

イベント企画準備まとめ

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という形で

  • イベント企画の手順
  • オススメサービス
  • オススメイベント会場

なども盛り込みながら書いたけど

  1.  まずは何のためにイベントをするのか?コンセプトを決めよう
  2. 鉄は熱いうちに打つ:日時と場所を決めちゃう
  3. ターゲットを明確にする
  4. 当日のスケジュールを明確にして当日のイメージを湧かせながら企画を立てる
  5. タイトルと画像にこだわって興味を持たせる導線を作る
  6. 最初は一人一人に声がけが早い
  7. ダメ元でスポンサーを聞いてみる
  8. 集客が楽になるように人を貯める仕組みを作る
  9. 当日の流れや配慮
  10. アンケートや告知の時間をとって次回以降イベント企画自体を進化させる
  11. その人の人生を変えてしまうイベントにできるようになれば最強

などがイベント企画でのメインポイント!

 

どんどんたくさん面白いことを起こしていこう〜!^O^

 

追記:チル会のイベント企画戦略と集客方法

1回告知だけで毎月30人がくる上に、

管理手間が少ないのにコンテンツが濃い

「チル会」っていう飲み会を織田が毎月行っているんだけど、

 

その企画と集客戦略について動画でも語っているよ!^^

 

  • 興味ある人をためて、集客する
  • 発信しやすいハッシュタグにして集客する
  • 頑張らないことが資本主義ではあえて大事
  • コンテンツは人それぞれ、認め合い

 


飲み会やイベントの集客戦略!ためる、発信する、頑張らない

 

追記:イベント企画にオススメのツール

ここからは随時追記していくけど、オススメのサービスなどを書いていくよ!

 

事前にチケットを販売するにはBASEがおすすめ!

無料で30秒で自分のオンラインショップが作れるBASE

 

このBASEを使うことでイベントのチケットを先行予約的に販売が出来る!

さらに

  • 当日の集金の手間はかからなくなる
  • 事前に払ってるから当日キャンセルも減る

からおすすめ!

 

気になる人は下記リンクにBASEの詳細書いてるよ!

自分の絵やオリジナルグッズをオンラインショップで売る方法 - パンダは地球を救う

 

グッズを作るならオリジナルプリント

  • Tシャツやその他衣類
  • マグカップ
  • トートバッグ

などありとあらゆるものを1個から作れるサイト!

そのイベント用のグッズを作るならオリジナルプリント オススメ!

 

持ち運びできる高品質スピーカーJBL

  • 50人とかのイベントでもBGM使いできる音量
  • ペットボトル1本分のサイズ
  • 値段も1万円代
  • 重低音もちゃんと響く音質
  • 防水
  • Bluetoothでスマホから音楽が流せる

など奇跡的なスピーカー!

音質とサイズのバランス的にJBLでもこのFlip3が一番使いやすいよ!^^

 

もちろん家での日常使いもしてます!

イベント企画者は是非一個は持っておいて損はない!

 

スピーカーを守るためのケースも合わせて購入がおすすめ!

 イベントの動画や撮影に!安い3脚がお得!

 

追記:イベントの企画が思いつかない人のためのオススメ本

秋元康さんの企画脳は企画マンにとってはオススメ!

  • 心構えと日々の意識次第でネタはいくらでもある
  • 型を知ればアイデアはたくさんある

 

アイデア出しの名著!KJ法などの方法も書いてるよ!

イベント企画相談承ります!

これまで起業家の講演、ビジネスプランコンテスト、大手企業さんとのコラボ、含め100回以上イベントを開催している織田による

  • イベントのコンテンツ内容、企画
  • 集客の方法の提案
  • スポンサー営業方法
  • その他イベント企画提案

などのコンサルティングや相談請け負います!^^

 

集客で集めたい人数×1000円でお手伝いをさせていただきます!

 

過去に織田が企画、運営を行ったイベント実績(2018年7月現在)

受賞

関西クリエイティブアワード2016ファイナリスト

織田が企画や運営を行ったスタートアップカフェ大阪での開催したイベント

 

など他多数(月5~10件イベント企画)

 

個人で開催しているもの

2018年開催

2017年開催

2016年開催

一緒に世界を面白くしよう!みんな表現者についてはこちら!

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ゆるクリエイティブに活動する表現者集団「みんな表現者を運営しているよ!いろんなイベントの企画もしているので、是非是非詳細はこちらから見てみてね!^^

 

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